Werven opvolgen zonder ander facturatiepakket
- Uw facturatiepakket doet één ding: conforme facturen maken. Het zegt u niet welke offerte u moet opvolgen, welke werf op een beslissing wacht of welke klant beloofd heeft terug te bellen. Dat zijn twee verschillende taken.
- Peppol verandert daar niets aan. Sinds 1 januari 2026 moet een factuur tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen elektronisch en gestructureerd zijn. De verplichting gaat over de factuur, niet over de opvolging van uw werven.
- U hoeft dus niet van facturatiepakket te veranderen om uw werven beter op te volgen. U hebt een levende lijst nodig: één dossier per aanvraag, een volgende actie met datum, en elke ochtend een korte blik.
Facturatie en werfopvolging: twee verschillende taken
Een factuur is een wettelijk document, genummerd en vast. De opvolging van een werf is een levende lijst die elke dag verandert. Een tool die voor het ene gemaakt is, doet het andere zelden goed.
| Facturatie | Werfopvolging | |
|---|---|---|
| Wat het is | Een wettelijk document, genummerd, jaren bewaard | Een lijst van wat moet gebeuren, die elke dag verandert |
| De vraag die het beantwoordt | Hoeveel is de klant mij verschuldigd? | Wat moet ik vandaag doen? |
| Wanneer u het opent | Op het moment van factureren | Elke ochtend |
| Wat telt | Conformiteit | Niets vergeten |
| Wat er gebeurt als het ontbreekt | Een klant die niet betaalt, een fiscale controle | Een vergeten offerte, een klant die elders tekent |
Een alles-in-één-pakket kan beide dekken. Maar als u al een facturatiepakket hebt dat u bevalt, betekent overstappen om de opvolging erbij te krijgen dat u alles migreert: klanten, nummering, historiek. Veel werk voor een probleem dat daar niet zit.
Peppol in 2026: wat verandert er, en wat niet
Peppol verplicht u om bepaalde facturen in een gestructureerd elektronisch formaat te versturen. Het vraagt niets over hoe u uw werven opvolgt.
- België: sinds 1 januari 2026 moet elke factuur tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen elektronisch en gestructureerd zijn, in de praktijk via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail volstaat niet meer. De tolerantieperiode liep eind maart 2026 af.
- Kleine ondernemingen met de vrijstellingsregeling vallen er ook onder. En allemaal moeten ze de elektronische facturen van hun leveranciers kunnen ontvangen.
- Facturen aan particulieren vallen niet onder de verplichting.
- Frankrijk: alle btw-plichtige ondernemingen moeten op 1 september 2026 elektronische facturen kunnen ontvangen. Kmo's, kleine en micro-ondernemingen moeten ze vanaf 1 september 2027 versturen.
Wat Peppol niet zegt: welke offerte u moet opvolgen, welke werf op een beslissing wacht, welke klant beloofd heeft terug te bellen. Uw conforme facturatiepakket blijft uw facturatiepakket. Opvolging is een ander onderwerp.
Veel aannemers zijn eind 2025 van facturatiepakket veranderd om in orde te zijn. Niemand heeft zin om dat enkele maanden later opnieuw te doen. Goed nieuws: dat is niet nodig om uw werven beter op te volgen.
Wat uw facturatiepakket niet ziet
Een facturatiepakket kent wat gefactureerd is. Alles wat vóór de factuur gebeurt, en tussen twee facturen in, ontgaat het.
- De offerte die twaalf dagen geleden vertrok, zonder antwoord. Niet getekend, niet geweigerd: ze ligt stil, en de klant tekent misschien net elders.
- De aanvraag die telefonisch binnenkwam, op een hoekje van een notitieboekje genoteerd, en nooit een offerte werd.
- De werf die wacht op een beslissing van de klant, de keuze van de tegels of een datum, en die niemand opvolgt.
- Het telefoontje dat u donderdag moest terugdoen.
- Wat er per werf nog te innen valt, in één oogopslag, zonder elke factuur opnieuw te openen.
Geen van deze punten is een factuur. Het zijn acties. Daar gaan tijd en geld verloren: niet in de factuur zelf, maar in alles eromheen.
De methode: 4 regels die werken, met of zonder software
Opvolging past in vier regels. Ze werken in een notitieboekje, een spreadsheet of software. Het middel telt minder dan de regelmaat.
- Eén dossier per aanvraag, vanaf het eerste contact. Ook als de offerte nog niet gemaakt is. Een aanvraag zonder dossier raakt vergeten.
- Een volgende actie met datum op elk dossier. Niet « te bekijken », maar « Dhr. Peeters donderdag terugbellen » of « Offerte vrijdag versturen ». Een dossier zonder volgende actie ligt stil.
- Elke ochtend vijf minuten overzicht. U bekijkt wat vandaag gepland is en wat over zijn datum is. Dat is alles.
- Per werf noteren wat er nog te innen valt: het gefactureerde bedrag, wat al betaald is, het verschil. U weet waar u staat zonder op het bankafschrift te wachten.
De test: als u een week weg bent, kan iemand van uw team dan weten wat er op elke werf moet gebeuren, enkel door uw dossiers te lezen? Zo ja, dan staat uw opvolging. Zo nee, dan zit ze nog in uw hoofd.
Notitieboekje, spreadsheet of opvolgingstool: wat kiezen?
Alle drie kunnen werven opvolgen. Het verschil maakt zich zodra u meer dan tien dossiers tegelijk open hebt.
| Notitieboekje | Spreadsheet | Opvolgingstool | |
|---|---|---|---|
| Opstart | Meteen | Een avond | Enkele minuten |
| Herinnert u aan wat moet gebeuren | Nee | Nee | Ja, elke ochtend |
| Op de werf | Als het in de bestelwagen ligt | Zelden | Op uw gsm |
| Gedeeld met het team | Nee | Slecht, versies lopen door elkaar | Ja |
| Op te volgen offertes | Zelf aan denken | Zelf aan denken | Automatisch gesignaleerd |
| Kost | Gratis | Gratis | Enkele euro per maand |
Onder de vijf of zes open werven volstaat een goed bijgehouden notitieboekje vaak. Daarboven volgt het geheugen niet meer: dat is het moment waarop offertes stil beginnen te liggen.
Hoe Velioh het aanpakt
Velioh is een opvolgingstool, geen facturatiepakket. Uw facturatie blijft in uw huidige pakket, Peppol inbegrepen. Velioh doet de rest.
- Elke aanvraag wordt een dossier, met een status, een volgende actie en een datum. Een dossier aanmaken duurt enkele seconden.
- 's Ochtends ziet u wat vandaag gepland is en wat over zijn datum is, gesorteerd op prioriteit.
- Offertes die u vanuit Velioh verstuurt, worden opgevolgd: zonder antwoord na 5 dagen stelt Velioh voor om de ontvangst na te gaan, en na 12 dagen om opnieuw contact op te nemen.
- Uw offertes vertrekken als pdf, genummerd, met online ondertekening. De factuur vertrekt uit uw facturatiepakket.
- Op elke werf vult u het gefactureerde bedrag in en wat al betaald is: Velioh toont wat er nog te innen valt.
Vanaf € 12/maand excl. btw, zonder verbintenis, met een maand gratis proef. U hoeft niets te migreren: uw facturen blijven waar ze zijn.
Velioh past deze methode voor u toe
Opvolging van werven en kandidaten in één weergave, gesorteerd op prioriteit. Vanaf € 12/maand, zonder verbintenis.
Gratis proberenVerder lezen
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de meest gestelde vragen over organisatie.
Hebt u een Peppol-compatibel pakket nodig om uw werven op te volgen?
Nee. Peppol gaat over het versturen en ontvangen van facturen tussen ondernemingen. De opvolging van uw werven, offertes, volgende acties en herinneringen, is geen factuur en valt onder geen enkel formaat. Uw facturatiepakket moet Peppol-compatibel zijn als u andere Belgische ondernemingen factureert. Uw opvolgingstool niet.
Kan ik mijn facturatiepakket behouden en een opvolgingstool toevoegen?
Ja, dat is zelfs het eenvoudigst als uw facturatiepakket u bevalt. U hoeft niets te migreren: geen klanten, geen nummering, geen historiek. De opvolgingstool beheert wat vóór en rond de factuur gebeurt. Enig aandachtspunt: niet alles twee keer invoeren. In de opvolging noteert u het gefactureerde bedrag en wat betaald is, niet het detail van de factuur.
Valt een aannemer die enkel voor particulieren werkt onder Peppol?
Voor het versturen niet: facturen aan particuliere klanten vallen niet onder de Belgische verplichting. Maar elke btw-plichtige onderneming moet sinds 1 januari 2026 de elektronische facturen van haar leveranciers kunnen ontvangen. Ga met uw boekhouder na of dat in orde is.
Volstaat een spreadsheet niet om werven op te volgen?
Voor enkele werven wel. Een spreadsheet bewaart de informatie goed, maar herinnert u nergens aan: u moet hem zelf openen, sorteren en zien wat over zijn datum is. Boven de tien open dossiers, of zodra het team hem moet delen, komen vergeten taken en door elkaar lopende versies er snel bij.
Hoelang duurt het om een werfopvolging op te zetten?
De methode staat in één ochtend: uw lopende aanvragen oplijsten en elk een volgende actie en een datum geven. Met een tool als Velioh hebt u het in 15 minuten onder de knie, zonder opleiding. Het belangrijkste is niet de tool, maar de vijf minuten overzicht elke ochtend.